El AIU explicado fácil: cómo calcular la Administración en vez de adivinarla

Qué es el AIU

El AIU es lo que se suma al costo directo de una obra para llegar al valor de la oferta. Son tres partes:

• Administración (A): lo que cuesta dirigir y sostener la obra: el personal que no está en los APU, el campamento, los gastos generales, los impuestos y las pólizas.
• Imprevistos (I): una reserva para riesgos que no se pueden prever con exactitud: lluvias, cambios menores, demoras de proveedores.
• Utilidad (U): la ganancia del contratista.

El costo directo sale de los APU (materiales, mano de obra, equipos y transporte de cada ítem). El AIU cubre todo lo demás.

El error más común

Poner "Administración 10 %" porque así venía en otro presupuesto. El problema es que cada obra tiene su propia administración: no cuesta lo mismo una obra de 3 meses con un residente que una de 12 meses con director, residente, almacenista, campamento y vehículo.

Si la Administración se pone al ojo, pasa una de dos cosas: o la oferta queda cara y no ganas la licitación, o queda barata y la obra se come tu utilidad.

Lo correcto es calcular cuánto cuesta administrar esa obra y dividirlo por el costo directo.

Los cuatro grupos de la Administración

1. Personal de nómina

El personal que dirige la obra y no está incluido en los APU: director, residente, almacenista, inspector de seguridad, topógrafo, entre otros. Para cada cargo:

• Salario básico mensual.
• Factor prestacional: prestaciones sociales, seguridad social y parafiscales que se suman al salario.
• Dedicación: si trabaja tiempo completo en esta obra (1) o medio tiempo (0,5).
• Duración de la obra en meses.

Valor = salario × (1 + factor prestacional) × dedicación × meses

2. Campamento

Alquiler de bodega u oficina en obra, energía, agua, internet y telefonía. Normalmente se calcula por mes y se multiplica por la duración.

3. Gastos generales

Todo lo que la obra necesita para funcionar y no es un ítem del presupuesto: ensayos de laboratorio de control de calidad, planos y copias, valla informativa, alquiler de equipo de topografía, vehículo, radios, computadores y los costos de legalización del contrato.

Los ensayos de laboratorio merecen su propia lista: cilindros de concreto, densidades en campo, granulometrías, diseños de mezcla. En obras viales y de concreto pueden pesar mucho.

4. Impuestos y garantías

Retenciones, industria y comercio, contribuciones y las pólizas que exige el contrato: cumplimiento, calidad, salarios y prestaciones, estabilidad de la obra y responsabilidad civil extracontractual.

Los porcentajes cambian según el contrato, la entidad y el municipio. Tómalos siempre del pliego o de tu contador, no de otro presupuesto.

La cuenta final

Sumas los cuatro grupos y obtienes el costo administrativo. Luego:

% de Administración = costo administrativo ÷ costo directo

Por ejemplo: si el costo directo es $800.000.000 y el costo administrativo te da $96.000.000, la Administración es del 12 %. Ese número sí está sustentado: si un interventor pregunta de dónde sale, tienes el detalle.

Imprevistos y Utilidad

• Imprevistos: depende del riesgo de la obra. Una obra corta y conocida necesita menos reserva que una obra de excavaciones en terreno incierto.
• Utilidad: la define tu empresa según el mercado y la competencia.

Un dato que muchos olvidan: en los contratos de obra con AIU en Colombia, el IVA se calcula sobre la utilidad, no sobre el valor total. Confirma siempre el tratamiento con tu contador.

En GESCOP ya viene armado

GESCOP trae la ficha de Administración del AIU con estos cuatro grupos: eliges los cargos, pones la dedicación, la duración y los gastos, y el porcentaje de Administración sale solo, calculado contra el costo directo de tu presupuesto.