Consultas rápidas
Escribe lo que necesitas hacer, con tus palabras. Te decimos dónde se hace y te mostramos el video en el minuto exacto.
Antes de comprar
¿En qué computador funcionan las herramientas?
Funcionan en Windows con Excel de escritorio (2016, 2019, 2021 o 365). No funcionan en Mac, en Excel en línea ni en el celular.
¿En cuántos computadores puedo usarlo?
En dos. Por cada compra te obsequiamos una segunda licencia, y cada computador se activa con su propio código. No aplica para el plan semestral de GESCOP.
Solo necesito una licencia, ¿cuesta menos?
No. El precio es el mismo: la segunda licencia es un obsequio.
Necesito más de dos licencias
Escríbenos por WhatsApp y te damos un precio especial por cada licencia adicional.
¿Las versiones nuevas tienen costo?
Actualizar a una versión con funciones nuevas es opcional y cuesta mucho menos que comprar la herramienta. Si no actualizas, tu versión sigue funcionando igual.
¿Cómo pago?
Pagas en línea por PSE desde la página de cada herramienta o combo. Al terminar el pago, nos escribes por WhatsApp y te enviamos tus herramientas. Si estás fuera de Colombia o prefieres otro medio, escríbenos por WhatsApp y te ayudamos.
¿Cómo recibo la herramienta?
Envíanos el comprobante de pago por WhatsApp al 313 632 9947. Te enviamos el archivo y te acompañamos en la instalación y la activación.
¿Qué es GEAR y cuánto cuesta?
GEAR es nuestro asistente de IA especializado en obra. Es gratis, no necesitas crear cuenta y sirve para dudas, APU, predecesoras e informes.
¿Entregan factura electrónica?
Entregamos cuenta de cobro con RUT como soporte de tu compra. Si tu empresa exige factura electrónica, escríbenos antes de pagar y lo revisamos contigo.
¿Manejan inventario de almacén?
Ninguna de nuestras herramientas lleva inventario de almacén. GESCOP calcula los materiales que necesita la obra, y Control de Costos descuenta el material comprado que aún no se ha usado.
¿Hacen facturación electrónica o contabilidad?
No. Nuestras herramientas presupuestan, programan, controlan y documentan la obra. Control de Costos registra los pagos de la obra, pero no reemplaza tu software contable ni emite facturas. G-Price hace cotizaciones, no facturas.
¿Funcionan en Mac, en el celular o en línea?
No. Necesitan Excel de escritorio en Windows. No funcionan en Mac, en Excel en línea, en Google Sheets ni en el celular.
¿Pueden trabajar varias personas al mismo tiempo o en la nube?
Cada archivo se trabaja en un computador a la vez. Puedes guardarlo en OneDrive o en una carpeta compartida, pero solo una persona debe editarlo a la vez.
¿Se exporta a MS Project o Primavera?
No. Los cronogramas, el Gantt y los informes se entregan en Excel, que cualquiera abre.
¿Hacen cálculo o diseño estructural?
No. Acero de Refuerzo hace el despiece con lo que dicen los planos, y Memorias de Cálculo documenta cantidades de obra. El diseño estructural lo hace el profesional responsable.
¿Tienen precios de mi ciudad?
La base de GESCOP trae precios de referencia 2026 del Valle del Cauca. Los ajustas a tu región en el kárdex y se actualizan en todos los APU.
Uso general
¿Cómo habilito las macros?
Se hace en: Al abrir el archivo
Al abrir el archivo, haz clic en Habilitar contenido en la barra amarilla. Sin macros, los botones y los menús no funcionan. El video es de G-Price, pero el paso es igual en todas nuestras herramientas.
Excel bloqueó el archivo y no me deja habilitar las macros
Se hace en: Propiedades del archivo en Windows
Cierra el archivo, dale clic derecho > Propiedades, marca Desbloquear y Aceptar. Vuelve a abrirlo y habilita el contenido. El video es de G-Price, pero el paso es igual en todas nuestras herramientas.
¿Cómo activo mi licencia?
Se hace en: Formulario de activación (primera vez que se abre)
Escríbenos por WhatsApp y te ayudamos.
Cambié de computador o se me dañó, ¿qué hago?
Se hace en: Licencia > WhatsApp
Escríbenos por WhatsApp con tus datos de compra y te ayudamos a pasar tu licencia al equipo nuevo.
¿Dónde aprendo a usarla?
Se hace en: Tutoriales, guías y consultas rápidas
Cada herramienta tiene videos tutoriales, guías paso a paso y consultas rápidas. Si algo no te queda claro, uno de nuestros desarrolladores te orienta sin costo por WhatsApp sobre el uso de la herramienta.
La asistencia no incluye elaborar presupuestos, APU ni otros trabajos de tu proyecto.
GESCOP
¿Hay un plan de GESCOP por menos tiempo?
Se hace en: Compra
El plan semestral cuesta $150.000 por 6 meses, con una licencia, Programación CPM, soporte y actualizaciones. La licencia vitalicia cuesta $530.000, es tuya para siempre y trae una segunda licencia de obsequio. Si en los primeros 3 meses del semestral te pasas a la vitalicia, te descontamos lo que pagaste.
Si lo vas a usar más de un año, la vitalicia sale más barata: cuatro semestres suman $600.000.
Se venció mi plan semestral, ¿qué pasa?
Se hace en: GESCOP > activación
GESCOP pide activación y no deja trabajar hasta que renueves o te pases a la licencia vitalicia. Tus presupuestos exportados siguen abriendo normalmente.
¿Cómo cambio el salario mínimo o las prestaciones?
Se hace en: Kárdex > hoja Básicos
En la hoja Básicos cambias el salario mínimo, el auxilio de transporte, las horas de la jornada y los porcentajes. Todos los cargos y APU se recalculan solos.
¿Cómo cambio el precio de un material en todos los APU?
Se hace en: Kárdex > hoja Materiales
Escribe el nuevo precio en la celda del material, o dale doble clic para abrir su ficha. Los APU se recalculan solos porque toman el precio por fórmula.
¿Por qué no me deja eliminar un material?
Se hace en: Kárdex > hoja Materiales
Porque algún APU lo está usando. Con el botón Ver APU sabes cuáles son.
¿Cómo creo un material nuevo?
Se hace en: Kárdex > hoja Materiales > menú
Desde el menú registras el insumo con cuatro datos: grupo, descripción, unidad y precio. También puedes crearlo sin salir del APU.
¿En qué APU se usa un material?
Se hace en: Kárdex > hoja Materiales > Ver APU
El botón Ver APU muestra todas las actividades que usan ese insumo y el impacto de un cambio de precio antes de aplicarlo.
¿Cómo busco un insumo?
Se hace en: Kárdex > filtros
Escribe parte del nombre, en cualquier orden. También puedes filtrar por grupo. Un clic en Restablecer limpia los filtros.
¿Cómo creo un cargo de mano de obra?
Se hace en: Kárdex > hoja Cargos
En la hoja Cargos creas el cargo indicando su nivel de ingreso en salarios mínimos. GESCOP calcula el valor del día con prestaciones.
¿Puedo presupuestar la mano de obra por horas?
Se hace en: Kárdex > hoja Cargos (no en el presupuesto)
GESCOP tiene la opción Cambiar a Horas en el menú de la hoja Cargos, pero no la uses. Si tu fuente trae la mano de obra por hora, deja GESCOP en jornales y convierte el rendimiento a día.
No cambies a horas: los rendimientos de los 3.716 APU, la programación y los informes calculan por día. Si cambias, el presupuesto sale con valores errados.
¿Cómo convierto un rendimiento que viene en jornales u horas por unidad?
Se hace en: APU > Mano de obra > Rendimiento
El rendimiento en GESCOP son unidades por día. Si la fuente trae jornales por unidad: rendimiento = 1 ÷ cantidad. Si trae horas por unidad: rendimiento = horas de la jornada ÷ cantidad.
Error típico: aplicar la conversión de horas a una cuadrilla que ya viene en jornales. La mano de obra queda unas 7 veces más baja.
¿Cómo calcula GESCOP la mano de obra?
Se hace en: APU > Mano de obra
Mano de obra = (personas × valor del jornal) ÷ rendimiento. El jornal viene del kárdex con prestaciones, por eso no se escribe a mano en el APU.
No tengo el rendimiento, pero sé cuánto cuesta la mano de obra
Se hace en: APU > doble clic en el cargo > Por Valor Total
Dale doble clic al cargo, elige Por Valor Total y escribe el costo que quieres. GESCOP calcula el rendimiento.
¿Cómo cambio un insumo por otro en un APU?
Se hace en: APU > doble clic en el insumo > Reemplazar línea
Doble clic sobre el insumo, Reemplazar línea, buscas el nuevo y das doble clic. Se conservan la cantidad y el desperdicio.
¿Cómo agrego un insumo a un APU?
Se hace en: APU > doble clic en una línea vacía
Doble clic en una línea vacía, buscas el insumo y escribes cantidad y desperdicio.
¿Cómo meto un concreto u otro básico dentro de un APU?
Se hace en: APU > doble clic en línea vacía > pestaña Desde Básicos
Doble clic en una línea vacía, pestaña Desde Básicos, buscas el básico y le asignas cantidad y desperdicio.
¿Cómo hago una variante de un APU sin dañar el original?
Se hace en: APU > menú > Duplicar
Duplica el APU y modifica la copia. El original queda para otros proyectos.
¿Cómo configuro la herramienta menor?
Se hace en: APU > herramienta menor
Puedes manejarla como porcentaje de la mano de obra o con cantidades.
¿Cómo subo todos los precios por inflación?
Se hace en: GESCOP > menú > Incrementos
Con los incrementos globales ajustas por porcentaje toda la base, por separado para materiales y equipos.
¿Cómo pongo mi logo en el presupuesto?
Se hace en: Personalizar presupuesto > Insertar logo
En Personalizar presupuesto eliges Insertar logo, a la izquierda o a la derecha. Queda en todas las hojas, en proporción.
¿Cómo cambio los colores del presupuesto?
Se hace en: Personalizar presupuesto
Cambias el fondo y la letra de capítulos, subcapítulos y encabezados con un clic. No afecta las fórmulas.
¿Cómo pongo las firmas en los entregables?
Se hace en: Personalizar presupuesto > Responsables
Escribes los responsables e insertas la imagen de cada firma. Aparece en todos los entregables.
¿Cómo cambio el AIU predeterminado?
Se hace en: Personalizar presupuesto > Datos generales
En los datos generales del modelo pones los porcentajes de administración, imprevistos y utilidad que usarás por defecto.
¿Cómo creo un presupuesto nuevo?
Se hace en: GESCOP > Crear presupuesto
Lo creas desde tu modelo. Usa una numeración (001, 002…) y nombres cortos para no chocar con el límite de longitud de las rutas de Windows.
¿Cómo importo el listado de actividades que me mandó el cliente?
Se hace en: Presupuesto > hoja Conversor
Copia descripción, unidad y cantidad, pégalas como valores en el Conversor y continúa. GESCOP reconoce capítulos, subcapítulos e ítems.
¿Cómo asigno un APU a una actividad?
Se hace en: Presupuesto > doble clic en el ítem (o CTRL + T)
Doble clic en el ítem, buscas por palabra clave y lo enlazas. Atajo: CTRL + T abre el buscador si no tiene APU, o te lleva a su APU si ya lo tiene.
¿Por qué el presupuesto no muestra el precio nuevo?
Se hace en: Presupuesto > menú > Actualizar
El presupuesto es otro archivo: presiona Actualizar para traer los precios vigentes de GESCOP.
Me sale "El archivo GESCOP no está abierto"
Se hace en: Presupuesto
Abre GESCOP.xlsm y repite la acción. Varias funciones del presupuesto leen los APU directamente desde GESCOP.
¿Cómo pongo un precio a mano sin APU?
Se hace en: Presupuesto > ítem > quitar enlace
Quitas el enlace al APU y escribes la unidad y el valor unitario a mano.
¿Cómo muevo actividades de lugar?
Se hace en: Presupuesto > flechas
Con las flechas subes o bajas actividades o capítulos completos. La numeración se recalcula sin perder fórmulas.
¿Cómo pongo los capítulos en mayúsculas?
Se hace en: Presupuesto > menú
Un clic pone los títulos en mayúsculas y los ítems en minúsculas.
¿Por qué un ítem me da $0?
Se hace en: Presupuesto > columna Cantidad
Si la cantidad está en amarillo, está pendiente y cuenta como cero. Escribe la cantidad o tráela de las memorias.
¿Cómo hago el análisis de la administración (personal, campamento, impuestos)?
Se hace en: Presupuesto > documentación técnica
En la documentación técnica abres el análisis de la administración y cargas el personal con doble clic, con su dedicación y el plazo.
¿Cómo muestro u oculto el PMT, PGIO o interventoría?
Se hace en: Presupuesto > documentación técnica
Activas u ocultas cada formato de soporte según lo que pida tu cliente.
¿Cómo hago las memorias de cálculo de las cantidades?
Se hace en: Presupuesto > menú > Memorias de cálculo
Desde el menú del presupuesto, GESCOP crea el archivo de memorias en la carpeta del proyecto. Con doble clic marcas solo los ítems que necesitas sustentar.
¿Cómo pongo un plano o imagen en la memoria?
Se hace en: Memoria > campo Croquis
Doble clic en el área de imagen y eliges el archivo, o pegas una captura. Se encuadra sola y queda libre para moverla o cambiarle el tamaño.
¿Cómo paso las cantidades de las memorias al presupuesto?
Se hace en: Presupuesto > menú > Actualizar
Presiona Actualizar en el presupuesto: los totales de las memorias pasan a la columna Cantidad.
¿Cómo exporto el presupuesto para entregarlo?
Se hace en: Presupuesto > menú > Informe
Eliges las opciones (APU, memorias, listado de precios, factor prestacional) y se crea un Excel sin macros en la carpeta Informes. Tu cliente no necesita GESCOP para abrirlo.
¿El informe exportado queda con fórmulas?
Se hace en: Informe exportado
Sí. Si en el informe cambias el precio de un insumo, se recalculan el APU y el total del presupuesto.
¿Cómo saco la lista de materiales que necesita la obra?
Se hace en: Presupuesto > menú > Requerimientos
El informe de requerimientos da el detalle por ítem y el resumen de mano de obra, materiales, equipos y transporte.
Programación CPM
¿Cómo creo la programación desde mi presupuesto?
Se hace en: Presupuesto > menú > Programación de obra
Desde el menú del presupuesto eliges Programación de obra y se crea el archivo de programación vinculado, con las actividades y sus cantidades.
¿Cómo se calculan las duraciones? ¿Puedo cambiarlas?
Se hace en: Programación > columna de duración
La duración sale de la cantidad y el rendimiento de la mano de obra del APU. Puedes escribir encima cualquier duración, y en los ítems sin APU la escribes a mano.
¿Cómo genero las predecesoras con GEAR?
Se hace en: Programación > menú > Predecesoras con GEAR
El archivo copia las actividades y abre GEAR. Pegas con Ctrl+V y GEAR te devuelve el archivo de predecesoras, que cargas con Importar respuesta GEAR. Las puedes revisar y corregir antes de calcular.
Con ChatGPT gratis a veces no sale el archivo descargable: copia la respuesta, pégala en un Excel nuevo desde la primera fila, guárdalo e impórtalo.
¿Qué relaciones y desfases puedo usar?
Se hace en: Programación > predecesoras
Fin–comienzo, comienzo–comienzo y fin–fin, con desfases positivos (por ejemplo, curado del concreto) o negativos (solapamiento).
¿Cómo calculo la ruta crítica?
Se hace en: Programación > menú > Ejecutar cálculo CPM
Pones la fecha de inicio y ejecutas el cálculo CPM: se marca en rojo la ruta crítica y se calcula la fecha de terminación. Una actividad crítica que se atrasa un día atrasa la obra un día.
¿Cómo cambio el calendario (lunes a sábado, sin domingos)?
Se hace en: Programación > calendario > Regresar a calcular el CPM
Cambias el calendario, presionas Regresar a calcular el CPM y lo ejecutas de nuevo. La fecha de entrega se actualiza.
¿Cómo genero el diagrama de red, el Gantt y el flujo de caja?
Se hace en: Programación > menú > Crear control de registros
Marcas los entregables que necesitas y se generan el diagrama de red con la ruta crítica, el Gantt, el flujo de caja y los materiales por semana.
Para los materiales, GESCOP debe estar abierto.
¿Cómo veo el Gantt por semanas o por meses?
Se hace en: Control Gantt > botones de vista
Con los botones de vista cambias entre días, semanas y meses, con o sin las flechas de las predecesoras.
¿Por qué no me deja ver el Gantt en días?
Se hace en: Control Gantt
Con más de 600 actividades el modo días se desactiva para no saturar Excel; usa semanas o meses. Maneja hasta 1.800 actividades.
¿Cómo empiezo a registrar el avance de obra?
Se hace en: Programación > menú > Generar avance de obra
Con Generar avance de obra el archivo pasa a modo ejecución y queda listo el control diario. Es reversible: desde el menú de avance vuelves a ver la programación.
¿Cómo registro el avance del día?
Se hace en: Avance > columna del día
Escribes lo ejecutado en la columna del día y avanzas con la flecha: el registro se guarda y pasas a la fecha siguiente.
Escribe solo lo del día, no el acumulado: el archivo suma solo.
Una actividad se redujo y me sigue saliendo atrasada
Se hace en: Avance > presupuesto de avance > cantidad
Disminuye la cantidad de esa actividad en el presupuesto de avance. Con la cantidad real, la actividad queda completa y deja de salir como atrasada.
¿Cómo veo el estado de una actividad?
Se hace en: Avance > doble clic en el ítem
Doble clic sobre la actividad: duración, promedio diario real, días de atraso, fecha estimada de cierre y si es ruta crítica.
¿Cómo genero el control diario de obra?
Se hace en: Avance > Generar informes > Control diario de obra
Compara el avance real con el planificado y da el estado: En tiempo, En riesgo o Atrasado. Para ver otra fecha, la eliges y presionas Actualizar.
¿Cómo saco la Curva S?
Se hace en: Avance > Generar informes > Curva S
La eliges por días o semanas. Con la Banda CPM ves los escenarios de inicio temprano y tardío junto a la proyección real.
¿Qué significa el SPI?
Se hace en: Curva S / Valor ganado
Es lo ejecutado ÷ lo programado. 1,0 es al día; entre 0,80 y 0,95 es atraso moderado; menos de 0,80 es atraso significativo.
¿Cómo calculo el valor ganado?
Se hace en: Avance > Generar informes > Valor ganado
Cruza el avance físico con el flujo de caja y da el SPI y la variación en pesos. Se calcula por semanas para procesar presupuestos grandes en segundos.
¿Qué materiales necesito pedir la próxima semana?
Se hace en: Avance > Generar informes > Lista de materiales
Eliges el rango de fechas y si calculas con el rendimiento programado o el real. Sale la lista de insumos a pedir.
¿Puedo programar un presupuesto que no es de GESCOP?
Se hace en: Archivo Programador > conversor
Sí. En el archivo Programador pegas como valores descripción, unidad, cantidad y valor unitario, y continúas. Se crea el cronograma en la carpeta Programaciones y escribes las duraciones a mano.
Sin APU vinculados no se genera la lista de materiales.
¿Necesito comprar Programación si tengo GESCOP?
Se hace en: Compra
Programación CPM viene de obsequio con GESCOP. También se vende sola para quien no tiene GESCOP.
Programación Semanal de Obra
¿Cómo empiezo una programación semanal?
Se hace en: Presupuesto > pegar > Acciones > Validar
Pega el presupuesto, escribe las fechas y el objeto, y valida. El archivo reconoce capítulos e ítems y numera todo.
Me dice que la fecha no puede caer en domingo
Se hace en: Presupuesto > fechas del contrato
Las semanas van de lunes a domingo y se trabaja de lunes a sábado: ninguna fecha del contrato puede caer en domingo.
¿Programo en porcentaje o en cantidad?
Se hace en: Programación > Generar programación
Porcentaje es más rápido; cantidad es más natural si en obra reportan en unidades. El avance usará el mismo modo.
No se puede cambiar después: si programas en porcentaje, registras en porcentaje.
¿Por qué hay valores en gris o en naranja?
Se hace en: Programación > grilla
El gris es lo que el archivo proyecta para completar el ítem. El naranja indica que a ese ritmo no termina en el plazo y hay que acelerar.
¿Cómo bloqueo una semana para que no se programe?
Se hace en: Programación > grilla
Borra la celda vacía de esa semana: queda con trama gris y la proyección la salta. Bórrala de nuevo para desbloquearla.
¿Cómo veo el flujo de inversión?
Se hace en: Flujo
Muestra cuánto dinero requiere la obra por semana y por mes, con tres formas de presentar el AIU.
¿Cómo registro el avance de la semana?
Se hace en: Avance de obra > semana del periodo activo
Escribe lo ejecutado de cada ítem en la semana del periodo activo. Doble clic sobre la celda te dice cuánto te falta para estar al día.
¿Por qué no me deja escribir en una semana futura?
Se hace en: Avance de obra > periodo activo
Solo se registra hasta la semana del periodo activo. Cambia el periodo activo si necesitas otra semana.
¿Cómo genero el informe semanal?
Se hace en: Avance de obra > Acciones > Generar informe
El informe sale con los datos del contrato, plazos, SPI, Curva S y textos que puedes editar. Completas personal, clima, equipos y firmas.
¿Cómo guardo el informe de cada semana?
Se hace en: Informe Obra > Acciones > Exportar a Informes Acumulados
Usa Exportar a Informes Acumulados cada semana. El informe no se guarda solo en el historial.
¿Por qué desapareció la hoja del informe?
Se hace en: Informe Obra
Porque cambió algún dato después de generarlo. Genéralo de nuevo: los textos de esa semana se conservan.
Ejecutamos más de lo contratado, ¿qué hago?
Se hace en: Avance de obra > aviso de mayor cantidad
Responde Sí al aviso: queda como mayor cantidad pendiente de legalizar (fila en morado). Cuando llegue el otrosí, usa Legalizar mayores cantidades.
¿Cómo aplico un otrosí o modificatorio?
Se hace en: Presupuesto > Acciones > Reprogramar (aplicar modificación)
Haces los cambios en el Presupuesto (o en el borrador en formato acta) y aplicas Reprogramar. La programación original queda como línea base.
Las cantidades no se cambian en la programación, siempre en el Presupuesto.
¿Cómo agrego ítems no previstos?
Se hace en: Borrador en formato acta > Agregar ítems no previstos
En el borrador en formato acta los agregas en un capítulo existente o en uno nuevo, con sus precios.
Apliqué un modificatorio con un error
Se hace en: Presupuesto > Acciones > Reprogramar > corrección
Corrige el Presupuesto y al aplicar elige "Una CORRECCIÓN del modificatorio N° X". También puedes eliminar el último modificatorio.
¿Cómo saco el acta de modificación?
Se hace en: Programación vigente > Acciones > Acta de modificación
Eliges el número de modificatorio y sale el acta con mayores, menores, adicionales y condiciones finales.
¿Cómo registro una suspensión?
Se hace en: Presupuesto > Acciones > Registrar suspensión
Escribes la fecha de suspensión, la de reinicio y el acta. El archivo corre la programación por días hábiles y amplía el plazo.
Registré la suspensión con fechas equivocadas
Se hace en: Presupuesto > Acciones > Eliminar última suspensión
Elimina la última suspensión y vuelve a registrarla.
Los eventos se deshacen del último hacia atrás: si después aplicaste un modificatorio, elimínalo primero.
¿Prórroga, suspensión o ejecución fuera de plazo?
Se hace en: Presupuesto / Avance (celda B4)
Prórroga amplía el contrato (fecha de terminación). Suspensión detiene la obra por un acta. Fuera de plazo solo agrega semanas para seguir registrando avance, sin cambiar el contrato.
Control de Costos de Obra
¿Cómo configuro el IVA y las prestaciones?
Se hace en: Presupuesto > Acciones > Configuración
Defines si el IVA de las compras es costo, el IVA sugerido, el % de prestaciones y si ves los costos con prestaciones.
¿Cómo vinculo la Programación Semanal?
Se hace en: Presupuesto > Acciones > Vincular Programación Semanal de Obra
Eliges el archivo de Programación de esa obra y se cargan presupuesto, AIU, fechas y avance.
Guarda Costos en la misma carpeta que la Programación de esa obra.
¿Por qué no puedo escribir en el Presupuesto?
Se hace en: Presupuesto
Porque está vinculado a la Programación. Cámbialo allá y usa Actualizar desde Programación, o desvincula.
¿Puedo usarlo sin la Programación Semanal?
Se hace en: Presupuesto > Acciones > Validar ítems y totales
Sí. Pegas el presupuesto, lo validas y escribes el % de obra a mano en la hoja Control.
¿Cómo registro una factura?
Se hace en: Pagos > Acciones > Nuevo pago
Nuevo pago, eliges el tipo de documento, el tercero, el concepto y el subtotal. Repartes el valor entre los ítems hasta que el estado diga Listo y guardas.
Los pagos se registran solo en Detallado. En la hoja Pagos no se escribe.
¿Cómo reparto una factura en varios ítems?
Se hace en: Detallado > líneas de distribución
Una línea por ítem: capítulo, actividad, tipo de recurso y valor (o %). La suma debe cuadrar con lo que hay que distribuir.
¿Cómo registro la nómina?
Se hace en: Pagos > Nuevo pago > tipo Nómina
Eliges Nómina: el IVA queda en 0 y el recurso es Mano de obra. Al guardar se aplica el % de prestaciones. Si no tiene número, regístrala como N/A.
¿Nómina o subcontrato?
Se hace en: Detallado > tipo de recurso
Nómina para empleados de la obra, con prestaciones. Subcontrato para quien cobra con cuenta de cobro, sin prestaciones.
¿Cómo cargo un gasto de administración?
Se hace en: Detallado > capítulo AIU Administración e Imprevistos
Escoge el capítulo AIU Administración e Imprevistos y la actividad Administración. El recurso queda Indirecto.
¿Cómo corrijo o elimino un pago?
Se hace en: Pagos > doble clic en el pago
Doble clic sobre el pago para abrirlo, corriges y guardas. Eliminar pago N lo borra con sus líneas, con confirmación.
Me dice que la distribución no cuadra
Se hace en: Detallado > estado Falta / Excede
Las líneas no suman lo que hay que distribuir. El mensaje dice cuánto falta o sobra. Con IVA como costo se reparte el total; sin IVA, el subtotal.
¿Cómo veo si la obra va perdiendo plata?
Se hace en: Pagos > Acciones > Generar informe > hoja Control
Genera el informe: la hoja Control compara, ítem por ítem, lo que vale lo construido contra lo que costó, con índice y estado (Bien, Vigilar, Sobrecosto).
Compré mucho material y la obra sale en sobrecosto
Se hace en: Control > columna En almacén
Escribe en En almacén el valor del material que aún no se usa. Se descuenta del costo y deja de verse como sobrecosto.
¿Por qué el proyectado es igual al presupuesto si ya gasté?
Se hace en: Control > Proyectado
Con menos del 10 % de avance el archivo no extrapola, para no darte cifras engañosas al arranque.
¿Dónde escribo el avance si no tengo la Programación?
Se hace en: Control > columna % Obra (celdas amarillas)
En la columna % Obra de la hoja Control, en modo Informes.
¿Qué se pagó en un ítem y a quién?
Se hace en: Detalle por ítem
La hoja Detalle por ítem muestra capítulo, ítem y cada pago con fecha, tercero y concepto.
¿Cómo filtro el tablero?
Se hace en: Tablero > filtros
Filtras por capítulo, por recurso o hasta una semana o mes. El título bajo las tarjetas dice qué estás viendo.
¿Cómo hago el informe con inteligencia artificial?
Se hace en: Tablero > Acciones > Copiar datos del proyecto para IA / Informe con GEAR
Copias los datos, los pegas en la IA y después de MI SOLICITUD: escribes lo que necesitas. Con Informe detallado con GEAR el archivo abre GEAR con todo listo.
¿Cómo genero la presentación en PowerPoint?
Se hace en: Tablero > Acciones > Generar presentación (PowerPoint)
Se arman 11 diapositivas de toda la obra y se abren solas. Necesitas PowerPoint para Windows.
¿Cómo entrego el informe de un solo capítulo?
Se hace en: Tablero > filtro > Exportar Tablero (vista actual)
Filtra el capítulo y usa Exportar Tablero (vista actual), o pídeselo a GEAR con ese filtro.
B-TAKORA
¿Cómo registro o modifico una empresa contratista?
Se hace en: Bases de datos > Empresas
Para modificar una empresa, doble clic sobre su fila. Para una nueva, en el menú eliges Crear nueva empresa y escribes NIT, nombre, encargado, correo y celular.
¿Cómo registro un empleado o un visitante?
Se hace en: Bases de datos > Personal > Crear nuevo empleado
Escribes el nombre, lo marcas como interno o visitante, le asignas la empresa con la lupa y escribes su cargo y teléfono.
¿Cómo registro maquinaria o equipos?
Se hace en: Bases de datos > Equipos > Registrar un equipo
Doble clic en la primera fila vacía o, desde el menú, Registrar un equipo. Escribes el tipo, la marca, el estado y la empresa propietaria.
¿Cómo agrego un nuevo día a la bitácora?
Se hace en: Registro diario de actividades > Agregar día de bitácora
Con Agregar día de bitácora se crea el día siguiente a la última fecha guardada, con su consecutivo.
¿Cómo registro el horario de la jornada?
Se hace en: Registro diario > fila del día
Escribes la hora de ingreso y de salida en la fila del día. La duración se calcula sola.
¿Cómo registro el clima?
Se hace en: Registro diario > doble clic en la fecha
Doble clic sobre la fecha abre el reporte del clima: estado del tiempo en la mañana, la tarde y la noche, con temperatura, humedad y horas de lluvia.
¿Cómo cargo el personal que asistió?
Se hace en: Bitácora del día > doble clic en Personal
Doble clic en la celda de personal, marcas los que asistieron (o Todo) y presionas Cargar.
¿Cómo registro cuántos oficiales y ayudantes trabajaron?
Se hace en: Bitácora del día > Personal de obra > doble clic en la empresa
Doble clic en la empresa contratista y en la tarjeta escribes cuántos inspectores, oficiales y ayudantes laboraron.
¿Cómo registro las actividades y los eventos del día?
Se hace en: Bitácora del día > doble clic en una celda vacía
Doble clic en una celda vacía de la tabla. Escribes la actividad o eliges una categoría de evento y guardas.
¿Cómo registro ensayos de laboratorio y materiales recibidos?
Se hace en: Bitácora del día > Laboratorio / Recepción de materiales
Doble clic en la celda de laboratorio o de recepción y registras el ensayo, la remisión y las cantidades recibidas (por ejemplo, 50 bultos de cemento).
¿Cómo oculto secciones que no uso?
Se hace en: Menú de la bitácora > Secciones de bitácora
En Secciones de bitácora desmarcas lo que no necesitas y presionas Cargar. La bitácora queda más simple.
¿Cómo agrego las fotos y los soportes del día?
Se hace en: Bitácora del día > Registro fotográfico / Cargar soporte
Con Registro fotográfico cargas las fotos de la jornada de una vez. Con Cargar soporte enlazas documentos o resultados a la carpeta del proyecto.
¿Cómo genero el reporte diario en PDF?
Se hace en: Menú > Generar PDF
Presionas Generar PDF, confirmas si adjuntas las fotos y le das nombre. Sale un solo PDF con la bitácora y las fotos. El día queda marcado con chulo verde.
¿Cómo busco algo de días anteriores?
Se hace en: Menú principal > Búsqueda avanzada
Escribes una palabra (por ejemplo, "fundida") y aparecen todas las coincidencias. Doble clic sobre un resultado te lleva a la bitácora de ese día.
¿Cómo exporto los datos a Excel?
Se hace en: Menú principal > Exportar bases de datos
Eliges qué exportar (clima, actividades o maquinaria) y se crea un Excel plano para análisis o auditorías.
G-PHOTOS
¿Cómo registro los datos de la empresa y del contrato?
Se hace en: Hoja de control > datos generales
Escribes la empresa y los datos del contrato (contrato, objeto, cliente, supervisor). Pasan solos a los informes.
¿Cómo pongo mi logo?
Se hace en: Menú > Agregar logo empresarial
En el menú, Agregar logo empresarial y eliges la imagen. Queda en todas las hojas.
¿Cómo empiezo a cargar las fotos de un informe?
Se hace en: Hoja de control > doble clic en la línea del informe
Doble clic en la línea del informe (por ejemplo, 001). Se abre el formulario de fotos con tus datos ya cargados.
¿Cómo elijo el tamaño de las fotos?
Se hace en: Formulario de fotos > opciones de tamaño
Tamaño real ajustado conserva la proporción. Ampliado recortado llena el cuadro recortando. Ampliado ajustado la estira hasta el borde.
¿Cómo escribo la observación de cada foto?
Se hace en: Formulario de fotos > celdas de texto
Escribes capítulo, actividad y comentario junto a cada foto. Con las flechas del panel superior pasas rápido entre fotos.
¿Cómo pongo 2, 4 o 6 fotos por hoja?
Se hace en: Botones de distribución
Eliges la distribución con los botones.
Con 6 fotos por hoja se ocultan el encabezado y las firmas para ganar espacio.
¿Cómo pongo las firmas?
Se hace en: Sección de firmas > doble clic en el recuadro
Doble clic en el recuadro de la firma, eliges la imagen y ajustas su tamaño y posición.
¿Cómo quito el encabezado?
Se hace en: Panel de opciones > Mostrar/Ocultar encabezado
Con el botón Mostrar/Ocultar encabezado lo quitas o lo vuelves a poner con un clic.
¿Cómo exporto a PDF o uno varios informes?
Se hace en: Menú > Generar PDF / Informes múltiples
Generar PDF arma solo la primera hoja con encabezado, las del medio limpias y la última con firmas. Con Informes múltiples unes varios informes en un solo PDF.
Memorias de Cálculo
¿Cómo importo las actividades de mi presupuesto o contrato?
Se hace en: Conversor > Pegar presupuesto desde acá
Copia descripción y unidad, pégalas como valores en el Conversor y presiona Continuar.
Mi listado tiene filas vacías
Se hace en: Conversor > Continuar
Al continuar, el archivo detecta las filas vacías. Responde Sí y las elimina, organizando consecutivos y capítulos.
¿Dónde pongo los datos del contrato y el número de corte?
Se hace en: Hoja de control > datos generales
Llenas empresa, contratista, interventoría y objeto. El número de acta o corte se escribe en el panel superior.
¿Cómo pongo mi logo?
Se hace en: Menú > Agregar logo empresarial
Eliges si va a la izquierda o a la derecha y cargas la imagen.
Hazlo antes de crear las memorias, para que todas salgan con el logo.
¿Cómo cambio los colores del formato?
Se hace en: Menú > Configurar hoja formato
Se abre la hoja de formato: cambias rellenos y letras, y las memorias nuevas salen con ese estilo.
¿Cómo cambio las firmas o pongo más o menos firmantes?
Se hace en: Hoja Campos para firmas
Esa hoja es libre: pegas las imágenes de firma, cambias los cargos y quitas o duplicas columnas según cuántos firmen.
¿Creo todas las memorias o solo algunas?
Se hace en: Hoja de control > Crear memoria / Crear todas las memorias
Una sola: doble clic en el ítem y Crear memoria. Algunas: marcas con doble clic las del corte y Crear todas las memorias. Todas: sin marcar nada, Crear todas las memorias.
¿Cómo elimino memorias creadas por error?
Se hace en: Hoja de control > doble clic en el ítem > Eliminar esta memoria
Una: doble clic en el ítem y Eliminar esta memoria. Todas: desde el menú, Eliminar todas las memorias.
Me faltan filas en la tabla de dimensiones
Se hace en: Memoria > doble clic en la tabla > Agregar líneas
Doble clic en la tabla, Agregar líneas y escribes cuántas. Trae 20 y llega hasta 200.
¿Cómo descuento vacíos de puertas y ventanas?
Se hace en: Memoria > Descuentos por vacíos
En el bloque de descuentos escribes las medidas y se restan solas del total. Con la celda Incidencia multiplicas el resultado si el elemento se repite.
¿Cómo pongo planos o imágenes en el croquis?
Se hace en: Memoria > campo Croquis > botón Ajustar
Doble clic en el croquis o pega una captura con Ctrl+V, y acomoda las imágenes. Al terminar presiona Ajustar.
No olvides Ajustar: une y comprime las imágenes, guarda una copia en la carpeta de soportes y evita que el archivo se vuelva pesado y lento.
¿Cómo exporto las memorias para entregarlas?
Se hace en: Hoja de control > Exportar memorias Excel
Eliges dónde guardar y se crean un PDF listo para imprimir y un Excel sin macros para la interventoría.
¿Hace cálculos estructurales?
Se hace en: Alcance
No. Organiza y documenta las cantidades de obra; no hace cálculos estructurales ni análisis normativos.
Acero de Refuerzo
¿Cómo activo el archivo?
Se hace en: Menú > Activar producto
Presionas Activar producto, envías el código validador y escribes la clave que te damos. Queda en la carpeta Soluciones Excel del escritorio.
¿Cómo organizo los elementos por grupos?
Se hace en: Hoja Grupos
En la hoja Grupos escribes los frentes de tu proyecto (zapatas, vigas de cimentación, columnas piso 1…). Aparecen en la lista del Consolidado.
¿Dónde pongo los datos del proyecto?
Se hace en: Hoja Consolidado > encabezado
En la parte superior del Consolidado: fecha, proyecto, ingeniero responsable y cargo.
¿Cómo creo el despiece de una viga o columna?
Se hace en: Consolidado > grupo, nombre, cantidad > lupa
Eliges el grupo, escribes el nombre del elemento como está en el plano y cuántas veces se repite, y presionas la lupa. Se crea su hoja de despiece.
¿Cómo registro las barras y los estribos?
Se hace en: Hoja del elemento > planilla
Eliges el diámetro, el número de piezas y el largo con ganchos. En estribos sumas los dobleces y ganchos. Se multiplica solo por las veces que se repite el elemento.
¿Cómo agrego más filas en la planilla?
Se hace en: Hoja del elemento > botón +
Con el botón rojo + agregas una línea. No deja crear otra hasta completar la anterior, para que la planilla no se dañe.
¿Cómo cambio el peso por metro o el desperdicio?
Se hace en: Hoja del elemento > tabla de diámetros
En la tabla de la derecha cambias el peso por metro y el % de desperdicio de cada diámetro. Todo se recalcula.
¿Cómo voy rápido a otro elemento?
Se hace en: Panel superior > lupa
Con la lupa escribes el código de la memoria y te lleva a esa hoja.
¿Cómo veo el total de kilos por grupo?
Se hace en: Botón de gráfico > Balance general
El Balance general agrupa los kilos por tipo de elemento. Con el filtro ves un solo grupo.
¿Cuántas varillas de 6, 9 o 12 metros pido?
Se hace en: Zona de resúmenes > largo de varilla
Muestra el total y su equivalente en varillas. Viene en 6 m; escribe 9 o 12 según lo que vayas a comprar.
¿Cómo genero el PDF?
Se hace en: Menú > Generar informe en PDF
Se crea un solo PDF con el balance de kilos y cada despiece con sus firmas y observaciones.
Especificaciones Técnicas
¿Dónde pongo los datos del contrato y las condiciones generales?
Se hace en: Datos generales
Registras una sola vez el contrato, los datos generales, las condiciones de la obra y las responsabilidades. Todas las fichas salen con ese encabezado.
¿Cómo relaciono las fichas con mi presupuesto?
Se hace en: Presupuesto
Cada ficha queda ligada al ítem y al código de tu presupuesto, así que el documento sigue el mismo orden de la oferta.
¿Cómo creo una ficha técnica?
Se hace en: Presupuesto (doble clic sobre el ítem)
Das doble clic sobre el ítem y el archivo arma la ficha con los datos de ese ítem, lista para completar.
¿Cómo reutilizo textos que escribo siempre?
Se hace en: Base de textos frecuentes
Guardas en la base los textos y normas que usas seguido, y luego los eliges de la lista para llenar los campos sin volver a escribirlos.
¿Qué campos trae cada ficha?
Se hace en: Ficha
Materiales, mano de obra, equipos y desperdicios; procedimiento de ejecución, ensayos y tolerancias de aceptación; medida, forma de pago y manejo de no conformidades. Son los campos que suelen pedir los pliegos.
¿Cómo duplico una ficha para un ítem parecido?
Se hace en: Ficha Consolidado
Con Ficha Consolidado copias una ficha ya terminada y solo cambias lo que es distinto en el nuevo ítem.
¿Puedo poner una imagen y el logo de mi empresa?
Se hace en: Ficha y encabezado
Sí. Cada ficha admite una imagen o detalle constructivo, y tu logo sale en el encabezado de todas las fichas.
¿Cómo lo imprimo o lo paso a PDF?
Se hace en: Impresión
El documento viene configurado para imprimir o guardar en PDF con los márgenes listos, para entregarlo a la interventoría o al cliente.
G-Price
¿Cómo configuro el tipo de cotización?
Se hace en: Menú > Diseño modelo de cotización
Eliges tu perfil (por ejemplo, contratista o ferretería) y activas lo que necesitas: imágenes, descuentos, unidades o AIU.
¿Cómo cambio el estilo de la cotización?
Se hace en: Menú > Tipo de formato
Eliges entre los 10 estilos (clásica, carta, minimalista, membreteada, detallada…).
¿Cómo pongo mi logo, mis datos y mis colores?
Se hace en: Menú > logo / Cambiar colores
Cargas el logo desde el menú y escribes los datos de tu empresa en sus celdas. Con Cambiar colores aplicas el color de tu marca a todos los encabezados.
¿Cómo agrego un cliente?
Se hace en: Doble clic en los datos del cliente
Doble clic en los datos del cliente. Si es nuevo, escribes NIT, razón social, dirección y ciudad y guardas. Doble clic sobre su nombre lo carga en la cotización.
¿Cómo dejo fijo el saludo de la cotización?
Se hace en: Doble clic en el texto de apertura
Eliges un saludo o escribes el tuyo, y marcas Guardar antes de aceptar para que quede en las próximas cotizaciones.
¿Cómo agrego más renglones o pego un presupuesto?
Se hace en: Doble clic en la columna de control de líneas
Doble clic en la columna de líneas y dices cuántas agregar. Luego pegas descripción, unidad, cantidad y valor unitario como valores.
¿Cómo pongo la forma de pago?
Se hace en: Doble clic en condiciones de pago
Escribes los porcentajes (por ejemplo, 30 % anticipo, 60 % avance, 10 % contraentrega). Deben sumar 100 %.
¿Cómo duplico una cotización para ajustar precios?
Se hace en: Menú > Duplicar cotización
Abres la cotización original y la duplicas: sale con un número nuevo y todos sus ítems. Cambias precios y guardas sin tocar la original.
¿Cómo exporto a PDF o Excel?
Se hace en: Menú > exportar
En PDF sale lista para enviar. En Excel sale sin macros ni protección, para que le agregues lo que quieras.
¿Cómo elimino una cotización?
Se hace en: Menú > Eliminar cotización
Presionas Eliminar cotización y escribes el número exacto de la cotización para confirmar. Si no coincide, no se borra nada.
¿Cómo manejo IVA y descuento por producto?
Se hace en: Diseño modelo > IVA por línea / Descuento por línea
Activa IVA por línea y Descuento por línea: cada producto lleva su propio IVA (o excluido) y su descuento.
¿Cómo pongo o quito la foto de un producto?
Se hace en: Doble clic en el ítem / doble clic en la imagen > Eliminar imagen
Doble clic en el ítem para cargar la foto. Para quitarla, doble clic sobre la imagen y Eliminar imagen.
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