Modificaciones del contrato en la programación: mayores cantidades, ítems no previstos, otrosí y reprogramación

El problema que resuelve

En obra casi nunca se ejecuta exactamente lo contratado: aparecen mayores cantidades, ítems no previstos y prórrogas. En un Excel común, cada otrosí obliga a rehacer la programación y se pierde la referencia de lo que se había pactado al inicio. En la Programación Semanal de Obra el cambio se prepara en un borrador con formato de acta, se aplica desde el Presupuesto y el archivo conserva la programación original como línea base. Los cambios van en la hoja Reprogramado, y el informe muestra las dos o tres curvas.

Lo que vas a aprender

• Qué hacer cuando se ejecuta más de lo contratado.
• Preparar la modificación en un borrador con formato de acta.
• Agregar ítems no previstos, capítulos nuevos y sus precios.
• Reprogramar sin perder la línea base y sacar el acta de modificación.
• Corregir o eliminar el último modificatorio.

Antes de empezar

La regla de oro: toda modificación del contrato (cantidades, ítems, precios o fecha de terminación) termina en la hoja Presupuesto, y es el Presupuesto quien da la orden de aplicarla con Acciones. Si la obra todavía no tiene avance, el cambio es una simple corrección; con avance registrado, es un modificatorio.

Paso a paso

1. 0:00 Introducción. El ciclo de un modificatorio: de dónde salen los cambios, quién da la orden y qué queda registrado.
2. 0:25 Atiende el aviso de mayor cantidad ejecutada. Si registras más de lo contratado, el archivo muestra el ítem, lo contratado, lo ejecutado y su valor con AIU. Si respondes Sí, queda pendiente de legalizar y la fila se pinta de morado.
3. 1:31 Ubica desde dónde se legaliza. Avance de obra → Acciones → Legalizar mayores cantidades, o el borrador en formato acta.
4. 2:14 Lleva las mayores cantidades al Presupuesto. Las cantidades del ítem suben hasta lo ejecutado.
5. 3:00 Descarta cambios si te arrepientes. Presupuesto → Acciones → Descartar cambios vuelve a la última versión aplicada sin tocar la programación.
6. 3:38 Prepara el borrador en formato acta. Trae prellenadas las mayores cantidades pendientes.
7. 4:22 Define la nueva terminación y la prórroga. La prórroga se hace cambiando la fecha de terminación.
8. 4:53 Agrega ítems no previstos y un capítulo nuevo. Acciones → Agregar ítems no previstos, en un capítulo existente o en uno nuevo.
9. 6:03 Escribe los precios de los ítems nuevos.
10. 6:59 Lleva el borrador al Presupuesto.
11. 7:57 Reprograma. Presupuesto → Acciones → Reprogramar (aplicar modificación). El archivo compara con la versión vigente del contrato y crea el modificatorio.
12. 9:22 Ejemplo: pega un presupuesto modificado. También puedes pegar el presupuesto completo con los cambios.
13. 12:03 Cantidades menores a lo ejecutado. Si un modificatorio deja un ítem por debajo de lo ya ejecutado, el archivo lo marca como mayor cantidad pendiente.
14. 13:52 Revisa el registro del Otrosí N° 1. Queda numerado y en las novedades del contrato.
15. 14:37 Trabaja en la hoja Reprogramado. La programación original queda bloqueada como línea base; los ajustes se hacen aquí.
16. 16:35 Compara el flujo inicial con el reprogramado.
17. 17:47 Saca el acta de modificación definitiva. Mayores, menores, adicionales y condiciones finales del contrato.
18. 19:03 Genera el informe con 2 o 3 curvas.
19. 19:36 Lee la Curva S con tres líneas. Programado, reprogramado y ejecutado.
20. 20:43 Elimina el último modificatorio. Los eventos se deshacen del último hacia atrás.
21. 23:51 Corrige el último modificatorio. Al aplicar eliges "Una CORRECCIÓN del modificatorio N° X" y queda un solo modificatorio con el mismo número.
22. 24:52 Revisa las novedades del contrato. Se registran solas y puedes completarlas a mano.
23. 28:03 Exporta todo a Excel.
24. 28:56 Cierre.

Consejos

• Ejecuta y legaliza después. Registra lo ejecutado y responde Sí al aviso de mayor cantidad; cuando llegue el otrosí, legalízalo.
• Programa los ítems nuevos en Reprogramado. Mientras no tengan semanas, su valor no entra en la curva.
• No hagas un modificatorio nuevo para corregir un error. Usa la opción de corrección del mismo número.

Preguntas frecuentes

• ¿Puedo cambiar una cantidad directamente en la programación? No. Se cambia en el Presupuesto, directamente o con el borrador en formato acta.
• ¿Por qué un ítem aparece en morado? Porque tiene una mayor cantidad ejecutada pendiente de legalizar.
• ¿Cómo saco el acta de un modificatorio anterior? Programación vigente → Acciones → Acta de modificación, y eliges el número.