El problema que resuelve
Al entregar un presupuesto, la interventoría o el contratante quieren ver de dónde salen las cantidades. Hacer las memorias en un archivo aparte y pasar los totales a mano es lento y se presta a errores. En GESCOP cada ítem tiene su memoria vinculada: el total pasa solo al presupuesto. Al final exportas un informe limpio que el cliente abre sin tener GESCOP, y un cuadro con todos los insumos que necesita la obra.
Lo que vas a aprender
- Crear el archivo de memorias de cálculo vinculado al proyecto.
- Configurar el logo y las firmas de las memorias.
- Registrar dimensiones, descontar vacíos e insertar croquis.
- Llevar las cantidades al presupuesto con un clic.
- Exportar el informe del presupuesto en Excel sin macros.
- Generar el informe de requerimientos de insumos.
Antes de empezar
Termina la estructura del presupuesto. Las memorias son opcionales: si no necesitas sustentar cantidades, puedes ir directo al informe.
Paso a paso
- Crea el archivo de memorias. Desde el menú del presupuesto, GESCOP lee las actividades y crea el archivo Memorias de Cálculo en la carpeta del proyecto.
- Configura las firmas. Agregas los bloques de Elaboró, Revisó y Aprobó, con nombre y cargo.
- Elige qué actividades llevan memoria. Marcas con doble clic solo los ítems que necesitas sustentar, para que el archivo no crezca de más.
- Crea una memoria suelta si se te pasó un ítem en la creación masiva.
- Agrega o quita filas en la tabla de dimensiones con doble clic, según lo que necesites.
- Inserta el croquis. Doble clic en el área de imagen para cargar un plano o pegar una captura de AutoCAD o Revit. La imagen se carga y se encuadra sola, y queda libre para que la muevas, la gires o le cambies el tamaño a tu gusto.
- Elimina memorias que no uses. El ítem en el presupuesto vuelve a quedar libre.
- Lleva las cantidades al presupuesto. Con Actualizar, los totales de las memorias pasan a la columna Cantidad.
- Exporta el informe del presupuesto. Eliges las opciones: un APU por hoja o todos juntos, memorias, listado de precios, factor prestacional y la sábana del factor prestacional por cargo.
- Revisa el archivo generado. Queda en la carpeta Informes, en Excel sin macros, con hipervínculos entre el presupuesto, los APU y las memorias. Se abre en cualquier computador.
- Comprueba que todo está enlazado. Si en el informe cambias el precio de un insumo, como el bulto de cemento, se recalculan el APU y el total.
- Guarda el informe en PDF seleccionando todas las hojas, listo para radicar.
- Genera el informe de requerimientos. Obtienes el detalle por ítem y el resumen por mano de obra, materiales, equipos y transporte, para planear compras y logística.
Consejos
- Presiona Actualizar antes de exportar. Así el informe sale con las cantidades y los precios al día.
- Activa "Adjuntar memorias" en el informe si te las piden. Quedan enlazadas a cada ítem.
- Usa los filtros del informe de requerimientos para ver, por ejemplo, en qué actividades se usa un material o cuántos jornales de un cargo necesita la obra.
Preguntas frecuentes
- ¿El informe modifica mi presupuesto? No. Se crea un archivo nuevo en la carpeta Informes y el presupuesto queda intacto.
- ¿Es obligatorio hacer memorias? No. Son para quien necesita sustentar las cantidades.
- ¿Mi cliente necesita GESCOP para abrir el informe? No. Es un Excel normal, sin macros.
Siguiente paso: Programación CPM, para convertir el presupuesto en cronograma. Va de obsequio con GESCOP.
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