El problema que resuelve
En un Excel común, cuando sube el bulto de cemento tienes que buscarlo APU por APU y corregirlo a mano. Si se te escapa uno, el presupuesto queda mal. En GESCOP los precios viven en un solo lugar, el kárdex de insumos: lo cambias una vez y el valor llega a todos los APU que lo usan.
El kárdex trae precargados los materiales, la mano de obra, los equipos y el transporte que usan los 3.716 APU de la base de datos, con precios de referencia 2026 del Valle del Cauca. Lo normal es que lo ajustes a tu región antes de presupuestar.
Lo que vas a aprender
- Configurar el salario mínimo, la jornada y el factor prestacional.
- Crear, modificar, buscar y eliminar materiales, equipos y transportes.
- Manejar los cargos de mano de obra con el factor de especialidad.
- Ver en qué APU se usa un insumo antes de cambiarle el precio.
Antes de empezar
Abre el archivo GESCOP.xlsm con las macros habilitadas. El kárdex está organizado en cinco hojas: Básicos, Materiales, Cargos, Equipos y Transporte.
Paso a paso
- Conoce las hojas del kárdex. Básicos guarda los parámetros laborales; Materiales, Cargos, Equipos y Transporte guardan los precios de cada tipo de insumo.
- Configura el salario mínimo y las prestaciones. En Básicos ajustas el salario mínimo, el auxilio de transporte, las horas de la jornada y los porcentajes del factor prestacional según la ley vigente o tus condiciones.
- Recorre el listado de materiales. Fíjate en la columna Frecuencia: indica en cuántos APU participa cada material. Entre más alta, más impacto tiene su precio.
- Cambia el precio de un material. Puedes escribir el nuevo valor en la celda o hacer doble clic para abrir la ficha y editar también el grupo o la unidad.
- Elimina insumos con seguridad. GESCOP no te deja borrar un material que esté usando algún APU, para evitar errores en cadena.
- Crea un material nuevo. Desde el menú registras el insumo con cuatro datos obligatorios: grupo, descripción, unidad y precio.
- Consulta en qué APU se usa un material. El botón Ver APU muestra todas las actividades que lo usan y el impacto que tendría un cambio de precio antes de aplicarlo.
- Filtra por grupo. Por ejemplo, solo los insumos eléctricos.
- Busca por palabras. Escribe parte del nombre, como "arena", sin importar el orden de las palabras.
- Restablece la vista. Un clic limpia los filtros y vuelve a mostrar la lista completa.
- Administra los cargos de mano de obra. Cada cargo tiene un factor de especialidad, y con él GESCOP calcula el valor del día del trabajador con sus prestaciones.
- Crea un cargo nuevo. Agrega personal operativo o administrativo indicando su nivel de ingreso en salarios mínimos.
- Elige jornales u horas. En la hoja Cargos, desde el menú, eliges Cambiar a Horas (o volver a jornales). Los salarios se recalculan con las horas mensuales configuradas en Básicos. Importante: no cambies a horas. GESCOP está diseñado para trabajar en jornales: los rendimientos de los 3.716 APU, la programación de obra y los informes calculan por día, y al cambiar a horas los rendimientos dejan de corresponder y el presupuesto sale con valores errados. Si tu fuente trae la mano de obra por hora, no cambies la modalidad: convierte el rendimiento a día (lo explicamos en el tutorial de APU).
- Configura los decimales. Define cuántos decimales usa el redondeo en todo el presupuesto.
Consejos
- Actualiza el salario mínimo al comienzo de cada año. Así todos los cargos y APU quedan con los costos laborales vigentes.
- Revisa la frecuencia antes de cambiar un precio. Un insumo con frecuencia alta mueve muchos APU a la vez.
- Un precio cambiado llega solo a todos los APU. Los APU están armados con fórmulas: Excel recalcula al instante cada APU que usa ese insumo, sin que tengas que hacer nada.
Preguntas frecuentes
- ¿De dónde son los precios que trae? Son precios de referencia 2026 del Valle del Cauca. Los ajustas a tu región en el kárdex.
- ¿Por qué no puedo borrar un material? Porque algún APU lo está usando. Con Ver APU sabes cuáles son.
- ¿Puedo cambiar un precio desde el APU sin venir al kárdex? Sí, lo ves en el siguiente tutorial. El cambio se guarda en el kárdex igualmente.
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