El problema que resuelve
Armar un cronograma de obra en Excel suele significar una hoja con fórmulas frágiles: si cambia una cantidad o se corre una fecha, hay que rehacer media programación y el flujo de caja a mano. En la Programación Semanal de Obra pegas el presupuesto, el archivo lo organiza y lo valida, y tú solo escribes cuánto se hará de cada ítem por semana. El resto (proyección hasta completar el 100 %, fechas de inicio y fin, flujo de inversión con AIU) se calcula solo.
Lo que vas a aprender
- Pegar y validar el presupuesto con sus capítulos, ítems y AIU.
- Programar cada ítem por porcentaje o por cantidad, con proyección automática.
- Ajustar duraciones y detectar ítems que no alcanzan a terminar en el plazo.
- Ver el flujo de inversión con tres formas de mostrar el AIU.
- Exportar la programación y el flujo a un Excel limpio.
Antes de empezar
Abre el archivo con las macros habilitadas y ten a mano el presupuesto de la obra (descripción, unidad, cantidad y valor unitario). Cada hoja tiene un solo botón, Acciones, que te ofrece solo las opciones que aplican en ese momento. Las semanas van de lunes a domingo y se trabaja de lunes a sábado.
Paso a paso
- Organiza la carpeta de trabajo. Guarda el archivo en la carpeta de la obra; ahí también quedarán los informes.
- Copia y pega el presupuesto. No hace falta prepararlo: el archivo reconoce capítulos, subcapítulos e ítems por su contenido. Si viene de otro libro con fórmulas, pega como valores.
- Escribe las fechas del contrato. Inicio y terminación. Ninguna fecha del contrato puede caer en domingo; si pasa, el archivo te avisa.
- Escribe el objeto del contrato y valida los ítems. El archivo revisa que cantidades y precios sean números positivos y numera todo (1, 1.1, 1.1.1). Si tu numeración es coherente, la conserva.
- Revisa capítulos, totales y AIU. Escribe los porcentajes de administración, imprevistos, utilidad e IVA sobre la utilidad; el archivo calcula el valor total.
- Genera la programación: porcentaje o cantidad. En porcentaje, 0,2 es 20 % del ítem en esa semana; en cantidad, escribes las unidades. El avance usará el mismo modo que elijas aquí.
- Deja que el archivo proyecte y redistribuya. Escribes un valor y el archivo lo repite en las semanas siguientes, en cursiva gris, hasta completar el ítem. Si a ese ritmo no alcanza a terminar en el plazo, reparte lo que falta en las semanas que quedan y las marca en naranja: hay que acelerar.
- Borra datos correctamente. Borrar una celda vacía bloquea esa semana (trama gris) y la proyección la salta; bórrala de nuevo para desbloquearla.
- Cambia la duración en semanas o días. También puedes escribir el inicio o el fin del ítem y la grilla se reparte sola por días hábiles.
- Atiende las alertas por exceso. Si un ítem pasa del 100 % o de su cantidad, la fila se marca en rojo y no deja continuar hasta corregirlo.
- Compara el plazo del contrato con la duración programada. El resumen te muestra ítems completos, incompletos, sin programar y con semanas fuera del plazo.
- Revisa el flujo de inversión. Muestra cuánto dinero requiere la obra semana a semana y mes a mes, con tres formas de presentar el AIU.
- Exporta la programación y el flujo a Excel. Sale en un libro nuevo, sin macros, para entregar o seguir trabajando.
- Consulta la lista de predecesoras. El archivo las calcula a partir de las fechas (fin–comienzo, comienzo–comienzo, fin–fin). Son opcionales y sirven para correr fechas cuando una actividad se atrasa.
- Actualiza o descarta cambios en el presupuesto. Mientras no haya avance registrado, cualquier cambio es una simple corrección: se actualiza la programación conservando lo ya programado.
- Cierre. Con la programación lista, el siguiente paso es generar el avance de obra.
Consejos
- Las celdas en naranja son una alerta, no un error. Indican que al ritmo escrito el ítem no termina en el plazo.
- Cantidades y fechas se cambian en el Presupuesto, no en la programación. Si lo intentas en la grilla, el archivo deshace el cambio y te dice dónde hacerlo.
- Elige bien el modo al empezar. Porcentaje es más rápido; cantidad es más natural si tu equipo de obra reporta en unidades.
Preguntas frecuentes
- ¿Pierdo la numeración de mi presupuesto? No, si es coherente: sin números repetidos ni vacíos. Si no lo es, el archivo renumera y te explica por qué.
- ¿Puedo programar en porcentaje y registrar el avance en cantidad? No. El avance usa el mismo modo elegido al generar la programación.
- ¿Por qué algunos valores salen en naranja? Porque el ítem no alcanza a terminar en el plazo al ritmo escrito y el archivo repartió lo que falta en las semanas restantes.
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