El problema que resuelve
En la mayoría de obras los pagos se anotan en una lista: fecha, proveedor y valor. Con eso sabes cuánto has gastado, pero no en qué ítem ni en qué tipo de recurso, y nunca sabes si una actividad va perdiendo plata. En Control de Costos de Obra cada documento se registra una sola vez y se reparte entre los ítems donde se gastó, clasificado como material, mano de obra, equipo, transporte, subcontrato o indirecto. Un pago solo se guarda si sus líneas suman exactamente lo que hay que distribuir.
Lo que vas a aprender
- Crear un pago nuevo y detectar documentos duplicados.
- Registrar terceros (proveedores, contratistas y personal) sin salir del pago.
- Calcular el IVA y el subtotal.
- Repartir el pago por capítulo, actividad y tipo de recurso, viendo el saldo de cada ítem.
- Registrar cuentas de cobro de subcontratistas y la nómina con prestaciones.
- Corregir, guardar y eliminar pagos.
Antes de empezar
La regla de oro: los pagos se registran solo en la hoja Detallado. La hoja Pagos es el listado que el archivo llena solo al guardar; nadie escribe en ella. Necesitas el presupuesto validado o vinculado (tutorial anterior).
Paso a paso
- Conoce la hoja Pagos y los terceros. Una fila por pago, con su estado (OK o Descuadrado). Doble clic sobre un pago lo abre para revisarlo.
- Crea un registro nuevo. Pagos → Acciones → Nuevo pago, o doble clic en la fila en blanco del final. Se abre Detallado con el número de registro y la fecha de hoy.
- Registra una factura. Escoges el tipo de documento y escribes el número. Si ya existe un pago con el mismo tercero, tipo y número, el archivo te pide confirmación.
- Crea un tercero nuevo. La primera opción de la lista es + Registrar tercero nuevo. Si escribes un nombre parecido a uno existente, el archivo pregunta si es el mismo.
- Escribe los valores. Pones el subtotal y el archivo propone el IVA con la tasa configurada. También puedes escribir el total y él calcula el subtotal.
- Reparte el costo por capítulo y actividad. En cada línea escoges capítulo, actividad, tipo de recurso y valor (o el %). Al elegir la actividad, el archivo propone lo que falta por asignar.
- Mira los saldos del presupuesto en tiempo real. Cada línea muestra lo presupuestado, lo consumido y el saldo del ítem antes de asignar. Arriba, el estado dice Falta, Excede o Listo.
- Registra cuentas de cobro de subcontratistas. Un maestro que cobra con cuenta de cobro, sin prestaciones, va como Subcontrato. Si el ítem se pasa de su presupuesto, el saldo queda en negativo: es la primera alerta de sobrecosto.
- Registra la nómina de obra. Al escoger Nómina el IVA queda en 0 y el recurso es Mano de obra. Las líneas de Administración o Imprevistos quedan como Indirecto. Al guardar se aplica el % de prestaciones configurado.
- Edita, guarda y elimina registros. Doble clic sobre el pago para corregirlo; Cancelar devuelve un pago guardado a como estaba; Eliminar pago N borra el pago con sus líneas, con confirmación.
Ejemplo rápido
Factura de concreto: subtotal $4.000.000 + IVA 19 % = $4.760.000. Como el IVA es costo, se distribuyen $4.760.000: 60 % a Zapatas en concreto y 40 % a Viga de cimentación, ambos como Material. Pendiente por asignar $0, estado Listo, y se guarda.
Consejos
- Una nómina normalmente no tiene número. Responde Sí cuando el archivo ofrezca registrarla como N/A.
- Nómina o subcontrato: usa Nómina para los empleados de la obra, que llevan prestaciones; usa Subcontrato para quien cobra con cuenta de cobro.
- Mientras registras un pago, las demás hojas se ocultan. Así un pago nunca queda a medias: guardas o cancelas.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo repartir una factura entre varios ítems y recursos? Sí, con tantas líneas como necesites, siempre que la suma cuadre.
- ¿Cómo cargo un gasto de administración, como vigilancia o papelería? Escoges el capítulo AIU Administración e Imprevistos y la actividad Administración. El recurso queda Indirecto.
- ¿Qué hago con un anticipo a un subcontratista? Regístralo en el ítem que corresponda como Subcontrato. Se verá como costo hasta que el avance del ítem lo alcance.
- ¿Puedo eliminar un tercero? Solo si no tiene pagos. Si sus datos están mal, usa Modificar: el nombre nuevo queda en todos sus pagos.
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